Podstawowym dokumentem definiującym pojęcie środków trwałych jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jako środki trwałe przyjmuje się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności :
a) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,
d) inwentarz żywy.
Wyjątkiem zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 17 ustawy są „ aktywa posiadane przez jednostkę w celu osiągnięcia z nich korzyści ekonomicznych wynikających z przyrostu wartości tych aktywów, uzyskania przychodów w formie odsetek, dywidend (udziałów w zyskach) lub innych pożytków, w tym również z transakcji handlowej, a w szczególności aktywa finansowe oraz te nieruchomości i wartości niematerialne i prawne, które nie są użytkowane przez jednostkę, lecz są posiadane przez nią w celu osiągnięcia tych korzyści. W przypadku zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji przez inwestycje rozumie się lokaty;” w ustawie przyjęte jako inwestycje.
Warunki uznania składnika majątku za środek trwały precyzuje Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25.05.2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105).
W komunikacie tym znajdziemy zapis, który mówi o tym , że aby uznać składnik majątku za środek trwały musi on spełniać jednocześnie:
- ogólne warunki uznania za składnik aktywów, określone w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy,
- szczegółowe warunki uznania wynikające z definicji środka trwałego, określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy.”
Zgodnie z zapisami komunikatu można stwierdzić, że aby uznać składnik majątku za środek trwały ustalić należy następujące warunki:
- czy jest to składnik aktywów o charakterze nieruchomości (gruntu, budynku, budowli lub ich części) bądź maszyn, urządzeń, środków transportu lub innych rzeczy, ewentualnie czy jest to rzeczowe prawo majątkowe: prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
- czy jednostka sprawuje nad nim kontrolę na podstawie odpowiedniego prawa rzeczowego np. własności, współwłasności, wieczystego użytkowania lub umowy o leasing finansowy, a tym samym jest uprawniona do czerpania wynikających z niego korzyści ekonomicznych oraz ponosi ryzyko związane z ich uzyskaniem,
- czy jest on przeznaczony do użytkowania na własne potrzeby przez okres dłuższy niż rok od dnia przyjęcia do użytkowania; do środków trwałych nie kwalifikują się składniki aktywów, których okres ekonomicznej użyteczności dla jednostki jest krótszy niż rok lub które przeznaczone są do sprzedaży, stanowią inwestycje, itp.,
- czy w dniu przyjęcia jest on zdatny do użytkowania oraz czy jest kompletny, a zarazem spełnia wymogi prawne lub specyficzne wymogi ustanowione przez jednostkę warunkujące dopuszczenie go do użytkowania, co potwierdzają stosowne dokumenty.”
Podsumowując, składnik majątku może być uznany za środek trwały jeśli:
- jego przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok
- jest kompletny i zdatny do użytkowania
- jest wykorzystywany w działalności gospodarczej
