Podstawowym dokumentem zobowiązującym podmiot do prowadzenia ewidencji środków trwałych jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt. 1 ustawy, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.
Obowiązek prowadzenia ewidencji określa ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jak stanowi art. 22n ust. 1 tej ustawy podatnicy prowadzący, zgodnie z przepisami o rachunkowości, księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Podkreślić należy, że żadna ustawa nie reguluje formy prowadzenia ksiąg pomocniczych, tak wiec nie ma jednego określonego wzoru ewidencji środków trwałych. Sposób i zakres prowadzenia ewidencji określa polityka rachunkowości przyjęta w jednostce zobowiązanej do prowadzenia takiej ewidencji. Mając jednak na uwadze zapisy art. 22n ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych prowadzona w jednostce ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, musi zawierać, co najmniej:
- liczbę porządkową;
- datę nabycia;
- datę przyjęcia do używania;
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
- wartość początkową;
- stawkę amortyzacyjną;
- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
- zaktualizowaną wartość początkową;
- zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Warto podkreślić , że „w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (Art. 22n. ust.6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych)
W większości jednostek do celów ewidencyjnych praz do ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych wykorzystywana jest Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) – rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. 2016 poz. 1864).
Komunikat Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25.05.2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” ( Dz. Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105) określa, że przed ujęciem składnika aktywów w ewidencji księgowej środków trwałych określa się w szczególności do jakiej, przewidzianej w KŚT grupy, podgrupy i rodzaju kwalifikuje się przyjęty do użytkowania składnik aktywów – bądź jako samodzielny obiekt inwentarzowy środków trwałych opatrywany kolejnym numerem inwentarzowym, bądź jako element już istniejącego pojedynczego obiektu inwentarzowego.
Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) zawiera szczegółowy podział środków trwałych na następujące grupy:
- Grupa 0 – Grunty,
- Grupa 1 – Budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,
- Grupa 2 – Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
- Grupa 3 – Kotły i maszyny energetyczne,
- Grupa 4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
- Grupa 5 – Maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
- Grupa 6 – Urządzenia techniczne,
- Grupa 7 – Środki transportu,
- Grupa 8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane,
- Grupa 9 – Inwentarz żywy.
Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji w miesiącu, w którym te środki zostały przekazane do użytkowania. Środki trwałe wyceniane są według zasad określonych w ustawie o rachunkowości (rozdz. 4.).
